Individual- vs. Standardsoftware

Individuelle Softwareentwicklung vs. Standardsoftware

Individualsoftware vs. Standardsoftware
Stehen Sie als Unternehmer vor der Entscheidung, eine fertige Software „von der Stange“, also eine Standardsoftware, anzuschaffen oder eine Individualsoftware entwickeln zu lassen? Sicherlich haben Sie dazu einige Fragen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten sowie die Vor- und Nachteile von Standard- und Individualsoftware geben.
Was ist Standardsoftware? Als Standardsoftware bezeichnet man Software, die bereits fertig entwickelt ist und häufig eine große Anzahl an Nutzern hat. Das hat zum einen den Vorteil, dass die Software erprobt ist und zum anderen sofort einsatzfähig ist. Meistens erwirbt man eine oder mehrere Lizenzen für einen begrenzten oder unbegrenzten Zeitraum. Was ist Individualsoftware? Als Individualsoftware bezeichnet man Software, die für einen bestimmten bzw. individuellen Anwendungsfall entwickelt wird. Sie wird exakt auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten und erfordert somit einen intensiven Austausch zwischen Auftraggebern und Entwicklern. Individualsoftware wird einmalig erworben und gehört den Auftraggebern. Gegebenenfalls fallen zukünftige Betriebskosten für den technischen Support oder auch die Weiterentwicklung an.

Einsatzmöglichkeiten
Im Zuge der digitalen Transformation werden im deutschen Mittelstand verschiedene Pilotprojekte angestoßen. Innerhalb der Kernprozesse eines Unternehmens – der Wertschöpfungskette, unterstützenden Prozessen wie die Bereitstellung von Ressourcen und Infrastruktur sowie der Managementprozesse, kommt der Erwerb und die Nutzung neuer Software ins Spiel. Die wichtigsten Digitalisierungsprozesse finden in den Bereichen Kundenservice/Kundenmanagement, Customer Experience sowie IT-Infrastruktur statt.

Maßgeschneiderte Softwarelösung
Auf dem Markt gibt es heutzutage zahlreiche und sehr gute Standardsoftwareprodukte. Dabei haben Entwickler aber Lösungen für die breite Masse geschaffen und nicht für Ihren individuellen Bedarf. Das hat oft zur Folge, dass Ihre und die Bedürfnisse anderer Unternehmer nicht vollständig getroffen werden und sich Ihr Unternehmen mit seinen Prozessen an die Standardsoftware anpassen muss – und nicht andersherum. Denken Sie dabei auch an die versteckten Kosten, die anfallen: wenn ein Prozess durch Standardsoftware nicht zu 100% digitalisiert wird, sondern nur zu 70% werden nicht alle Digitalisierungspotenziale gehoben. Das bedeutet z.B., dass Gehälter für Mitarbeiter anfallen, die Sie in vollständig digitalisierten Prozessen durch Individualsoftware einsparen könnten.
Individualsoftware ist von Anfang an zu 100 % auf die Bedarfe und Anforderungen Ihrer Kunden, Mitarbeiter, Partner – Ihrem gesamten Unternehmen – zugeschnitten. Individualsoftware bringt Ihre unternehmerischen Kernprozesse zum Ausdruck und steigert das Innovationspotenzial Ihres Unternehmens. Dabei bleibt die Individualsoftware immer flexibel: sollten Sie Änderungswünsche haben, können die Softwarelieferanten jeder Zeit Anpassungen an Ihrer Software vornehmen und diese weiterentwickeln. Durch die frühzeitige Einbindung von Mitarbeitenden in den Entstehungsprozess der Software, können Sie im Vorfeld bereits eine breite Akzeptanz und Identifikation mit der neuen Software entstehen lassen.

Preisgestaltung
Neben all diesen positiven Faktoren, die für Individualsoftware sprechen, gibt es natürlich auch Punkte, die Sie im Hinterkopf behalten sollten: Softwareentwicklungsprojekte nehmen bis zum finalen Einsatz einige Zeit in Anspruch. Durch agile Projektmanagementmethoden können Sie aber einen strukturierten Projektplan erstellen und so den Prozess produktiv und zeitsparend begleiten. Weiterhin entstehen auf den ersten Blick hohe Kosten von mehreren zehntausend Euro durch die Entwicklung von Individualsoftware im Vergleich zur Standardsoftware. Auch wenn die Individualsoftware Eigentum Ihres Unternehmens ist und keine Lizenzgebühren anfallen, so können im weiteren Verlauf Betriebskosten für den technischen Support und die Weiterentwicklung anfallen.
Häufig führen Unternehmen die hohen Kosten als wichtiges Entscheidungskriterium gegen die Entwicklung von Individualsoftware an. Jedoch darf man nicht vergessen, dass auch für die Nutzung von Standardsoftware hohe Kosten anfallen. Stellen Sie sich vor, sie erwerben für Ihre 50 Mitarbeitenden 50 Lizenzen à 50 € pro Monat. Das macht 30.000 € pro Jahr und nach fünf Jahren schon 150.000 €. Wenn Sie nur 100.000 € für Ihre Individualsoftware einmalig investieren und 20.000 € Betriebskosten pro Jahr einrechnen, so belaufen sich die Kosten nach fünf Jahren auf 200.000 €. Die monatlichen Ausgaben pro Mitarbeiter würden sich dann auf 66,66 € belaufen – marginal teurer als die Investition in eine Standardsoftware. Mit also monatlich nur 16,66 € zusätzlichen Kosten pro Mitarbeiter, können Sie Ihre maßgeschneiderte Individualsoftware für Ihr Unternehmen entwickeln und nutzen.

Nähere Informationen zur Preisgestaltung bei der Entwicklung von Individualsoftware finden Sie in unserem Artikel “Kostentreiber”.

Wie wir Ihre Individualsoftware entwickeln würden

Noch bevor die Corona Pandemie viele Unternehmen zum Umdenken bewogen hat, haben wir die coderei GmbH vollständig digital organisiert. Dadurch konnten wir unsere internen Prozesse zur Softwareentwicklung nicht nur effizienter gestalten, sondern ermöglichen unseren Kunden dadurch einen transparenten Einblick und einen gezielten Informationsaustausch.
In der Softwareentwicklung ist das Erfassen und Aufbereiten der Informationen des Auftraggebers fast genauso wichtig, wie das Knowhow des Entwicklers. Erst wenn klar und eindeutig verstanden wurde, was mit einer Anwendung bezweckt und wie sie aufgebaut werden soll, können diese Informationen für einen Entwickler nachvollziehbar übersetzt werden. Im folgenden Abschnitt zeigen wir auf, welche Tools wir hierfür nutzen und wie unser agiler Entwicklungsprozess strukturiert ist.

Das Konzept

Wir starten jedes Projekt mit einem detaillierten Konzept, das wir im Regelfall in mehreren Sitzungen mit dem Kunden gemeinsam erarbeiten. Dabei dauert eine Sitzung zwischen 1-2 Stunden, in der wir jede Funktion und so viele Details wie möglich festhalten. Hierzu verwenden wir bekannte Tools zur Videokommunikation wie MS Teams oder Zoom. Neben dem persönlichen (jedoch virtuellen) Kennenlernen, können alle Teilnehmer bei Bedarf auf einen Bildschirm schauen, um an einem digitalen Whiteboard zu zeichnen oder vergleichbare Anwendungen zu erläutern. Dadurch entsteht nach und nach ein klares Bild des Projekts.

MVP

Anschließend diskutieren wir mit dem Kunden, was die kleinste, jedoch sinnvolle Version seiner Software an Funktionen enthalten muss. Wir kreieren einen „MVP“ (minimum viable product), um aus dem „Kleinen ins Große“ zu entwickeln. Das hat den Vorteil, dass der Kunde bereits sehr früh eine erste Teilauslieferung seiner Anwendung erhält und abhängig von seinem Restbudget einen größeren Wert auf bestimmte Funktionen legen kann, die somit noch besser ausgearbeitet werden können.